Công ty cổ phần giải pháp Thiên Hoàng giới thiệu sản phẩm phần mềm hoàn toàn mới là phần mềm quản lý văn thư lưu trữ với khách hàng đầu tiên là ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Agribank. Chi tiết phần mềm mọi người có thể truy cập vào site thienhoang.com.vn để biết thêm chi tiết. Dưới đây là các mô tả chung nhất về phần mềm này:

Người thực hiện


Nội dung công việc

Lãnh đạo đơn vị (phụ trách công tác lưu trữ)



-Lãnh đạo sẽ đề ra quy định khai thác tài liệu theo đối tượng khai thác, loại tài liệu.

Người sử dụng cuối (Người khai thác)


-Người dùng có thể tra tìm các hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý và biên mục, đồng thời được cấp phép cho công khai trên mạng để người dùng tra cứu

Người sử dụng cuối (Người khai thác)


-Dựa trên các kết quả tra cứu, người dùng tự lập phiếu yêu cầu, xin ý kiến xác nhận của lãnh đạo đơn vị và mang tới phòng lưu trữ để xin khai thác

CBCCVC (được phân công làm công tác lưu trữ)


-Dựa trên phiếu yêu cầu, lưu trữ viên khai thác thực hiện nhập thông tin của người khai thác, nếu đã có một người trong hệ thống có trùng tên hoặc chứng minh thư (nếu có) thì có thể chọn luôn mà không cần phải nhập lại thông tin của người khai thác.

CBCCVC (được phân công làm công tác lưu trữ)


-Lưu trữ viên nhập thông tin trên phiếu yêu cầu khai thác của người khai thác vào máy tính.

-Tìm các hồ sơ, tài liệu trong hệ thống đáp ứng yêu cầu người dùng và đưa danh sách các tài liệu vào phiếu yêu cầu của người dùng

Lãnh đạo đơn vị (phụ trách công tác lưu trữ)



-Kiểm tra lại danh sách các tài liệu yêu cầu mượn so với chính sách khai thác, nếu vi phạm thì có thể không đồng ý cho khai thác, ngược lại thì đồng ý cho khai thác.

CBCCVC (được phân công làm công tác lưu trữ)


-Nếu yêu cầu không thể đáp ứng (tài liệu không có trong kho) hoặc vi phạm chính sách khai thác thì lưu trữ viên có thể từ chối không phục vụ khai thác các tài liệu.

-Đối với các yêu cầu tài liệu được duyệt khai thác, lưu trữ viên thực hiện lấy tài liệu trong kho và cho mượn hoặc phục vụ tại phòng đọc hoặc sao chụp theo yêu cầu của người khai thác.

-Các thông tin khai thác được cập nhật vào máy tính theo phiếu yêu cầu. Đối với tài liệu cho mượn hoặc đọc, nhập thời hạn cần phải trả tài liệu về kho.

Người sử dụng cuối (Người khai thác)


-Đối với tài liệu mượn, người khai thác có trách nhiệm bảo quản tài liệu và đem trả đúng thời hạn.

-Đối với tài liệu đọc, người khai thác phải đọc tại chỗ và không được mang ra ngoài..

CBCCVC (được phân công làm công tác lưu trữ)


-Tiến hành cập nhật thông tin về ngày trả vào hệ thống, đồng thời xếp hồ sơ – tài liệu vào kho.

-Tiến hành cập nhật thông tin về ngày trả vào hệ thống.

Lãnh đạo đơn vị (phụ trách công tác lưu trữ)



-Lập các báo cáo thống kê theo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ – tài liệu.